Spezialisierte/r Sekretär/in
1. Aufgaben und Tätigkeiten
Sekretäre/Sekretärinnen können in verschiedenen Bereichen spezialisiert sein. Wir unterscheiden medizinische Sekretäre/Sekretärinnen, Handelssekretäre/-sekretärinnen, juristische Sekretäre/Sekretärinnen und technische Sekretäre/Sekretärinnen. Sie führen ähnliche Arbeiten aus wie die der Sekretäre/Sekretärinnen oder der Direktionssekretäre/-sekretärinnen. Sie assistieren ihrem Vorgesetzten und verwalten den Informationsfluss. Der Unterschied liegt darin, dass sie spezialisierte Kenntnisse in einem bestimmten Bereich haben.
Medizinische Sekretäre/Sekretärinnen sorgen für das gute Funktionieren einer Praxis oder Krankenhausabteilung, indem sie den Arzt von den administrativen Aufgaben befreien. Dies bedeutet, dass sie den Terminkalender verwalten, medizinische Berichte tippen und die Akten der Patienten in Ordnung halten. Die Patienten werden von medizinischen Sekretär/Sekretärinnen empfangen und vereinbaren ihre Termine mit ihnen. Des weiteren gehören technische Aufgaben zu ihrem Tätigkeitsbereich. Sie säubern die Instrumente, bereiten Radiographien oder andere medizinische Eingriffe vor.
Sekretär/Sekretärinnen im kommerziellen Bereich gewährleisten den korrekten Informationsfluss zwischen Händlern, Kunden, den Lieferanten und den verschiedenen Abteilungen des Betriebs. Sprachenkenntnisse sind in diesem Beruf sehr wichtig. Sie kümmern sich um die Aufstellung und den Versand von Preisangeboten und informieren den Kunden.
Juristische Sekretäre/Sekretärinnen verwalten den Informationsfluss in Bezug auf die Aktivitäten eines Notars, eines Anwalts, eines Gerichtsvollziehers oder einer Rechtsabteilung eines Unternehmens. Auch dieser Beruf unterscheidet sich sehr stark von dem der polyvalenten Sekretäre/Sekretärinnen, aber es gibt kein spezifisches Studium in Belgien. Jedoch wird überlegt, ein solches aufzubauen. Das Studium würde dann einen großen Teil Rechtswesen beinhalten, damit die Sekretäre/Sekretärinnen dem Notar oder dem Anwalt besser assistieren können.
Technische Sekretär/Sekretärinnen verwalten technische Information in der Industrie oder im Bausektor.
- Medizinische Sekretäre/Sekretärinnen arbeiten in einer Praxis oder einer Klinik.
- Handelssekretäre/-sekretärinnen arbeiten meist in der Privatindustrie.
- Juristische Sekretäre/Sekretärinnen arbeiten in der Rechtsabteilung eines Unternehmens oder bei einem Anwalt, Notar oder Gerichtsvollzieher.
- Technische Sekretäre/Sekretärinnen arbeiten in der Industrie oder im Bausektor.
Wie vorher bereits angesprochen, hängen gewisse Tätigkeiten von der jeweiligen Spezialisierung ab.
- Organisation der Arbeit
- Kommunikation und Public Relations
- Besucher (Patienten) empfangen und orientieren
- Telefonanrufe in der Muttersprache oder in Fremdsprachen entgegennehmen
- Termine verabreden
- Interne und externe Informationsanfragen beantworten
- Kunden (Patienten) kontaktieren und informieren
- Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
- Selbständig Informationen an den Anrufer weitergeben
- Informationsverarbeitung
- Informationen sammeln, registrieren und klassieren
- Dokumente klassieren
- Informationen archivieren
- Synthesedokumente herstellen (Tabelle, Statistik, Grafik …)
- Teilnahme an Versammlungen
- Berichte und Protokolle schreiben
- Recherchieren von Informationen
- Vorbereitung von Unterlagen (beispielsweise für Versammlungen)
- Korrespondenz
- Post sortieren und verteilen
- Die allgemeine Post beantworten
- Mündliche oder schriftliche Informationen aufnehmen (Steno, Diktaphon)
- Daktylographie von Briefen, Faxen, E-mails
- In Form bringen von Informationen
- Versand von Briefe, Faxen, E-mails
- Organisation von Aktivitäten
- Terminkalender verwalten
- Versammlungen vorbereiten
- Dienstreisen vorbereiten
- Finanzielle Aufgaben
- Budget verwalten
- Vorgesetzten über die Finanzen informieren
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Verschiedenes
- Regelmäßiges Feedback an den Vorgesetzten
- Erfrischungen reichen
- Büromaschinen
- PC
- Kopiermaschine
- Drucker
- Faxgerät
- Telefon
- Anrufbeantworter
- Diktaphon
- Scanner
- Retroprojektor
- Computerprogramme
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Graphische Darstellungen
- Spezifische Programme
- Elektronische Post
- Internet