Administrative/r Angestellte/r

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1. Aufgaben und Tätigkeiten

Aufgaben

Die Arbeit der administrativen Angestellten variiert je nach Arbeitsort sehr stark. Jedes Unternehmen hat seine eigene Definition in Bezug auf ihre Aufgaben. Der Inhalt ihres Tätigkeitsbereichs hängt auch von der Abteilung ab.

Sie sind der Direktion direkt angeschlossen, arbeiten in einer bestimmten Abteilung, sind Mitglied eines gemeinsamen Sekretariats des Unternehmens oder verschiedener kleinerer Unternehmen.

Sie empfangen die Kunden, Lieferanten und andere externe Besucher. Sie nehmen Telefonanrufe entgegen, informieren den Anrufer oder leiten das Gespräch an den kompetenten Mitarbeiter weiter. Sie verabreden Termine und nehmen Mitteilungen auf. Handelt es sich um ein Unternehmen mit internationalem Tätigkeitsbereich müssen sie dies in ihrer Muttersprache sowie in anderen Sprachen können.

Sie sammeln, speichern, behandeln, verteilen und klassieren administrative Informationen. Dabei kann es sich um Rechnungen, Liefer- oder Bestellscheine, statistische Angaben usw. handeln. Administrative Angestellte stellen Dokumente zur Synthese, wie Tabellen, Statistiken oder Grafiken her. Sie verwalten Akten, für die ihre Abteilung zuständig ist, aktualisieren diese und halten sie in Ordnung.

Sie helfen manchmal bei der Buchhaltung, indem sie Angaben speichern und Rechnungen erstellen.

Zu ihrem Aufgabenbereich gehören kleinere Sekretariatsarbeiten. Der Umfang dieser Aufgaben hängt von der Größe des Betriebes ab, in dem sie arbeiten. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter müssen administrative Angestellte sein. Beispielsweise organisieren sie Versammlungen, machen Fotokopien, kümmern sich um die Korrespondenz, das Klassieren von Dokumenten und verteilen die Post…

Arbeitsmöglichkeiten

Administrative Angestellte arbeiten in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst. Sie können verschiedenen Abteilungen angehören, beispielsweise:

• Personalabteilung
• Buchhaltung
• Juristische Abteilung
• Einkauf
• Verkauf
• Marketing
• Produktion
• Planung
• Qualitätskontrolle
• Versand
• Administrative Abteilung einer Bank, einer Versicherung …

Tätigkeiten

• Organisation der Arbeit
• Kommunikation
  • Besucher empfangen und orientieren
  • Telefonanrufe in der Muttersprache oder in Fremdsprachen entgegennehmen
  • Termine verabreden
  • Anrufer informieren
  • Kunden kontaktieren und informieren
  • Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
  • Selbständiges informieren der Anrufer
• Informationsverarbeitung
  • Informationen sammeln, registrieren und bearbeiten (Statistik, Buchhaltung etc.)
  • Akten verwalten
  • Datenbanken befragen, aktualisieren und verwalten
  • Klassieren
  • Archivieren
  • Synthesedokumente herstellen (Tabelle, Statistik, Grafik …)
  • Teilnahme an Versammlungen
  • Berichte und Protokolle schreiben
  • Recherchieren von Informationen
• Korrespondenz :
  • Post sortieren und verteilen
  • Daktylographie von Briefen, Faxen, E-Mails
  • Versand von Briefen, Faxen, E-Mails
• Verschiedenes:
  • Erfrischungen reichen

Arbeitsmittel und Objekte

• Büromaschinen
  • PC
  • Kopiermaschine
  • Drucker
  • Faxgerät
  • Telefon
  • Anrufbeantworter
• Computerprogramme
  • Textverarbeitungsprogramme
  • Tabellenkalkulationsprogramme
  • Spezifische Programme
  • Elektronische Post
  • Internet