Direktionssekretär/in
1. Aufgaben und Tätigkeiten
Direktionssekretäre/-rinnen, oder –assistent/innen, wie man sie auch nennt, sind die direkten Mitarbeiter des Chefs. Sie vertreten ihre Vorgesetzten und die Firma bei Kunden, Lieferanten und sonstigen Besuchern. Korrektes Auftreten ist sehr wichtig, da der Besucher sich durch sie ein Bild von der Firma macht.
Sie empfangen die Post und Telefonanrufe für ihre Vorgesetzten, bearbeiten sie selbständig oder leiten sie weiter. In ihrer Abwesenheit muss der Chef sich auf seine Mitarbeiter verlassen können. Selbständigkeit, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein sind wichtige Eigenschaften eines Direktionssekretärs, bzw. Direktionssekretärin.
Sie verwalten Akten, aktualisieren diese und halten sie in Ordnung. Sie sammeln, registrieren und klassieren die Informationen. Dazu müssen sie Ordnung und ein gutes Ablagesystem halten, damit keine unnötige Zeit bei der Suche eines Dokuments verstreicht. Direktionssekretäre/-rinnen bearbeiten die Informationen, indem sie Dokumente zur Synthese, wie Tabellen, Statistiken oder Grafiken herstellen. Ist kein anderer im Betrieb dafür zuständig, stellen sie auch Rechnungen oder Preisangebote auf. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter müssen die Direktionssekretär/-rinnen sein.
Sie nehmen mündliche Informationen anhand eines Diktaphons auf oder nehmen Notizen und bringen die Briefe, Emails, Berichte usw. den Anforderungen entsprechend in Form. Handelt es sich um ein internationales Unternehmen übersetzen sie Briefe und sonstige Dokumente in eine andere Sprache.
Der Stundenplan des Vorgesetzten wird von ihnen organisiert, indem sie den Terminkalender verwalten und Termine vereinbaren. Sie bereiten Versammlungen vor, für die sie Dokumente zur Präsentation in Form bringen, fotokopieren, den Raum vorbereiten und Kaffee brühen. Sie nehmen an der Versammlung teil und verfassen das Protokoll. Wenn sie eine Dienstreise organisieren, reservieren sie Zugfahrscheine oder einen Platz im Flugzeug und das Hotelzimmer.
Auch für das Personal des Betriebs sind sie Ansprechpartner, wenn sie ein Anliegen der Direktion vorbringen möchten. Sie informieren das Personal anhand von Mitteilungen, Berichten und Notas.
Die Arbeit der Direktionssekretäre/-rinnen ist sehr abwechslungsreich, denn der Ablauf ihres Arbeitstages ist nicht vorhersehbar.
Schlussfolgernd kann man sagen, dass Direktionssekretäre/-rinnen Dreh- und Angelpunkt der internen und externen Kommunikation eines Betriebs sind und sie für das gute Gelingen der anstehenden Arbeit sorgen.
Direktionssekretäre/-rinnen arbeiten in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst.
- Organisation der Arbeit
- Kommunikation und Public Relations
- Besucher empfangen und orientieren
- Telefonanrufe in der Muttersprache oder in Fremdsprachen entgegennehmen
- Termine verabreden
- Interne und externe Informationsanfragen beantworten
- Kunden kontaktieren und informieren
- Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
- Selbständiges informieren der Anrufer
- Den Vorgesetzten in seiner Abwesenheit vertreten
- Informationsverarbeitung
- Informationen sammeln, registrieren und klassieren
- Dokumente klassieren
- Informationen archivieren
- Synthesedokumente herstellen (Tabelle, Statistik, Grafik …)
- Teilnahme an Versammlungen
- Berichte und Protokolle schreiben
- Recherchieren von Informationen
- Vorbereitung von Unterlagen (beispielsweise für Versammlungen)
- Korrespondenz
- Post sortieren und verteilen
- Die allgemeine Post beantworten
- Mündliche oder schriftliche Informationen aufnehmen (Steno, Diktaphon)
- Daktylographie von Briefen, Faxen, E-mails
- In Form bringen von Informationen
- Versand von Briefe, Faxen, E-mails
- Organisation von Aktivitäten
- Agenda verwalten
- Versammlungen vorbereiten
- Dienstreisen vorbereiten
- Finanzielle Aufgaben
- Budget verwalten
- Direktion über die Finanzen informieren
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung
- Leitung eines Teams
- Verschiedenes
- Erfrischungen reichen
- Regelmäßiges Feedback an den Vorgesetzten
- Büromaschinen
- PC
- Kopiermaschine
- Drucker
- Faxgerät
- Telefon, Anrufbeantworter
- Diktaphon
- Modem
- Scanner
- Retroprojektor
- Computerprogramme
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Graphische Darstellungen
- Spezifische Programme
- Elektronische Post
- Internet