Empfangskraft
1. Aufgaben und Tätigkeiten
Die Empfangskraft ist die erste Person, die der Besucher in einem Betrieb antrifft. Daher ist ihr Umgang mit dem Kunden von großer Wichtigkeit, denn dieser macht sich sein erstes Bild von dem Betrieb. Die Empfangskraft empfängt den Kunden höflich, freundlich und geduldig. Sie informiert ihn und verweist ihn an den kompetenten Mitarbeiter. Je nach Arbeitsort muss sie mehrere Sprachen beherrschen, um den Besucher oder den Kunden in seiner Sprache begrüßen zu können. Sie kontrolliert auch den Zugang zum Gebäude, damit unerlaubte Besucher nicht eindringen oder Besucher nicht durch das Gebäude irren.
Die Empfangskraft ist nicht nur für die Besucher die erste Anlaufstelle. Auch die Mitarbeiter des Betriebes wenden sich meist mit allgemeinen Fragen zuerst an die Empfangskraft. Die Empfangskraft sollte immer genau über die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter informiert sein.
Die Empfangskraft nimmt täglich viele Telefonanrufe entgegen und leitet die Anrufe mittels einer Telefonzentrale an die entsprechende Person oder Abteilung weiter. Diese Aufgabe schnell und richtig zu erledigen, setzt genaue Kenntnisse der verschiedenen Abteilungen des eigenen Betriebs voraus. Erreicht sie die gewünschte Person nicht, nimmt sie die Mitteilung auf und leitet sie weiter. Sie führt Listen mit den meist gebrauchten Telefonnummern und aktualisiert diese ständig.
Sie empfängt die Briefe, Faxe und Emails, sortiert sie und verteilt sie an die zuständigen Personen. Sie nimmt Pakete und Einschreiben entgegen. Die ausgehende Post wird von ihr gewogen, frankiert und zum Postamt gebracht.
In kleineren Betrieben gehören auch Sekretariatsarbeiten zu ihren Aufgaben. Beispielsweise bereitet sie Versammlungen vor, kümmert sich um die Korrespondenz, macht Fotokopien oder gibt Daten in den Computer ein. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter muss die Empfangskraft sein.
Die Empfangskraft ist in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst tätig, für den sie vor Ort für den Empfang zuständig ist. Neu ist die Idee, dass sich Betriebe eines Call-Centers bedienen, welches diese Aufgabe übernimmt.
- Organisation der Arbeit
- Empfang
- Begrüßung der Besucher
- Identifizierung der Besucher
- Information der Besucher
- Orientierung der Besucher
- Begleitung der Besucher
- Ankündigen der Besucher
- Besucher registrieren
- Reklamationen entgegennehmen
- Telefonzentrale bedienen
- Telefonanrufe entgegennehmen
- Am Telefon in der Muttersprache oder in Fremdsprachen antworten
- Anrufer verbinden
- Nachrichten an Anrufer übermitteln
- Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
- Selbständiges informieren der Anrufer
- Reklamationen entgegennehmen
- Listen mit Telefonnummern aktualisieren
- Korrespondenz / Post
- Eingehende Post, E-Mails und Faxe entgegennehmen
- Eingehende Post, E-Mails und Faxe sortieren
- Eingehende Post, E-Mails und Faxe verteilen
- Pakete und Einschreiben entgegennehmen und verteilen
- Ausgehende Post wiegen und frankieren
- Ausgehende Post versenden
- Daktylographie von Briefen
- Versand von Faxen oder E-Mails
- Verwaltung des Agendas :
- Zentrale Agenda überwachen
- Ein- und ausgehendes Personal registrieren
- Termine vereinbaren
- Verschiedenes:
- Organisation von Versammlungen
- Verwaltung der Versammlungsräume (Belegung)
- Auslegen und Versand von Dokumentation (Broschüren, Faltblätter etc.)
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
- Botengänge ausführen
- Drucke und Kopien herstellen
- Daten sammeln, registrieren und klassieren
- Archivierung
- Erfrischungen reichen
- Büromaschinen
- Telefonzentrale
- Kopftelefon und Mikrofon
- PC
- Kopiermaschine
- Drucker
- Faxgerät
- Frankiermaschine
- Computerprogramme
- Textverarbeitungsprogramme
- Tabellenverwaltung
- Elektronische Post