Sekretär/in
1. Aufgaben und Tätigkeiten
Sekretäre/Sekretärinnen sind die rechte Hand des Chefs, sie assistieren einem Vorgesetzten oder einer Abteilung bei seiner/ihrer Arbeit.
Sie nehmen mündliche Informationen anhand eines Diktaphons auf oder nehmen Notizen und bringen die Briefe, Emails, Berichte usw. den Anforderungen entsprechend in Form.
Sie nehmen an Versammlungen teil und führen das Protokoll. Nach der Versammlung daktylographieren sie das Protokoll mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms und bringen es in Form. Dann können sie es den Empfängern zukommen lassen.
Sie verwalten Akten, für die ihre Abteilung zuständig ist und aktualisieren diese. Sie sammeln, registrieren und klassieren die Informationen. Dazu müssen sie Ordnung und ein gutes Ablagesystem halten, damit keine unnötige Zeit bei der Suche eines Dokuments verstreicht. Sekretäre/Sekretärinnen bearbeiten die Informationen, indem sie Dokumente zur Synthese, wie Tabellen, Statistiken oder Grafiken herstellen. Ist kein anderer im Betrieb dafür zuständig, stellen sie auch Rechnungen oder Preisangebote auf. Meist gilt: je kleiner der Betrieb, um so polyvalenter müssen Sekretäre/Sekretärinnen sein.
Sie empfangen die Briefe, Faxe und Emails, sortieren sie und verteilen sie an die zuständigen Personen. Die ausgehende Post wird von ihnen gewogen, frankiert und zum Postamt gebracht. Handelt es sich um einen größeren Betrieb, fallen diese Aufgaben gewöhnlich in den Zuständigkeitsbereich der Empfangskräfte.
Sekretäre/Sekretärinnen nehmen die Telefonanrufe für die Abteilung, in der sie arbeiten, oder für ihre Vorgesetzten entgegen. Diese Anrufe werden von ihnen gefiltert, indem sie eigenständig antworten oder an die Person weiterleiten.
Der Stundenplan ihres Vorgesetzten wird von ihnen organisiert, sie vereinbaren Termine oder bereiten Versammlungen vor. Wenn sie eine Dienstreise organisieren, reservieren sie Zugfahrscheine oder einen Platz im Flugzeug und das Hotelzimmer.
Konzentration und Stressbeständigkeit sind das A und O in diesem Beruf, da sie oft mehrere Tätigkeiten gleichzeitig koordinieren müssen und der Ablauf ihres Arbeitstages nicht vorhersehbar ist.
Sekretär/Sekretärinnen arbeiten in einem privaten Betrieb oder im öffentlichen Dienst. Sie können verschiedenen Abteilungen angehören, beispielsweise:
- Personalabteilung
- Buchhaltung
- Juristische Abteilung
- Einkauf
- Verkauf
- Marketing
- Produktion
- Planung
- Qualitätskontrolle
- Versand
- Administrative Abteilung einer Bank, einer Versicherung …
- Organisation der Arbeit
- Kommunikation
- Besucher empfangen und orientieren
- Telefonanrufe in der Muttersprache oder in Fremdsprachen entgegennehmen
- Termine verabreden
- Anrufer informieren
- Kunden kontaktieren und informieren
- Nachrichten aufnehmen, sortieren und an die internen Korrespondenten weiterleiten
- Selbständiges informieren der Anrufer
- Informationsverarbeitung
- Informationen sammeln, registrieren und klassieren
- Rechnungen oder Preisangebote ausstellen
- Klassieren
- Archivieren
- Synthesedokumente herstellen (Tabelle, Statistik, Grafik …)
- Teilnahme an Versammlungen
- Berichte und Protokolle schreiben
- Recherchieren von Informationen
- Akten verwalten
- Datenbanken befragen, aktualisieren und verwalten
- Korrespondenz
- Post sortieren und verteilen
- Mündliche oder schriftliche Informationen aufnehmen (Steno, Diktaphon)
- Daktylographie von Briefen, Faxen, E-mails
- In Form bringen von Informationen
- Versand von Briefe, Faxen, E-mails
- Organisation von Aktivitäten
- Agenda verwalten
- Versammlungen vorbereiten
- Dienstreisen vorbereiten
- Verschiedenes:
- Büromaschinen
- PC
- Kopiermaschine
- Drucker
- Faxgerät
- Telefon
- Anrufbeantworter
- Diktaphon
- Modem
- Scanner
- Retroprojektor
- Computerprogramme:
- Textverarbeitung
- Tabellenkalkulation
- Graphische Darstellungen
- Spezifische Programme
- Elektronische Post
- Internet