Speditionskaufmann / Speditionskauffrau
1. Aufgaben und Tätigkeiten
Die Arbeit von Speditionskaufleuten unterscheidet sich stark von Betrieb zu Betrieb. Doch in der Regel koordinieren sie die Touren der Lastkraftwagen im In- und Ausland samt ihrer Fracht.
Sie nehmen Aufträge entgegen, ermitteln die geeignetsten Transportlösungen und berücksichtigen Terminwünsche von Kunden. Bei der Planung des Transports berücksichtigen sie, wie schnell das Gut befördert werden muss, wie viel Platz es braucht, Ausgangspunkt und Endbestimmung des Transports. Abhängig von diesen Kriterien wählen sie Transportmittel wie Bahn, Lkw, Flugzeug oder Schiff aus und legen Transportrouten fest.
Speditionskaufleute erarbeiten Angebots- und Kostenkalkulationen und übernehmen Büro- und Verwaltungsarbeiten. Außerdem stellen sie zum Beispiel Transportbescheinigungen aus und holen behördliche Genehmigungen für Spezialtransporte ein. Sie versichern und verzollen die Waren und fertigen Frachtpapiere und Zolldokumente aus. Dazu benötigen sie einschlägige Kenntnisse, zum Beispiel über Zoll- und Transportversicherungsbestimmungen und den Gefahrguttransporten. Bei der Frachtabfertigung und der Transportabwicklung informieren sie den Auftraggeber und die Empfänger über die Transportroute und die voraussichtlichen Ankunftszeiten der Sendungen.
Speditionskaufleute organisieren bei Bedarf die Ein- und Zwischenlagerung in eigenen oder angemieteten Lagern. Bei verderblicher Ware sorgen sie für eine ausreichende Kühlung. Sie prüfen Sendungen auf ihre Unversehrtheit und Vollständigkeit und übernehmen die Abrechnungen mit den Fahrern und Frachtführern. Sie erstellen Rechnungen und bearbeiten Reklamationen. Bei Transportschäden fertigen sie ein Schadensprotokoll an und führen die Ursachenermittlung durch.
Zur Koordination und Organisation des Güterverkehrs stehen den Speditionskaufleuten meist spezielle Computerprogramme zur Verfügung. Computer, Telefon, Faxgeräte, Internet und andere Informations- und Kommunikationstechniken verbinden die Büros der Speditionen nicht nur untereinander sondern auch mit Kunden, Berufskraftfahrern, Zollämtern, Versicherungsträgern … in der ganzen Welt.
Da die Kundenkontakte häufig auch bis ins Ausland reichen, benötigen Speditionskaufleute Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Kenntnisse der englischen Sprache.
Speditionskaufleute arbeiten in erster Linie bei Speditionen und Unternehmen im Bereich Umschlag/Lagerwirtschaft.
Darüber hinaus gibt es auch bei Unternehmen, die in der Güterbeförderung im Straßen- oder Eisenbahnverkehr oder in der Schifffahrt aktiv sind, sowie bei Frachtfluggesellschaften oder Paket- und Kurierdiensten geeignete Tätigkeitsfelder.
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Kunden beraten und Angebote erstellen, beispielsweise
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über Dienstleistungsangebote, Tarife, spezielle Transportprobleme sowie zweckmäßige Warenverpackungen (Emballage) und Frachtgutzerlegungen (Containerisierung) informieren und beraten
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Kostenangebote und -voranschläge erstellen (Kostenkalkulation unter Berücksichtigung aller Nebenleistungen, wie z.B. Reedereikosten, Zwischenlagerkosten, Versicherungen)
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geeignete Umschlagtechniken erläutern und anbieten
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über Gefahrstoff-/Gefahrgutvorschriften, Signierungs- und Zollvorschriften aufklären
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Lagerungsmöglichkeiten und Transportversicherungen ausarbeiten und anbieten
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Terminpläne ausarbeiten und den Kunden erläutern
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insbesondere Stammkunden über das aktuelle Dienstleistungsangebot auf dem Laufenden halten
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Aufträge abwickeln
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Aufträge schriftlich bestätigen und dem Auftraggeber die entsprechenden Dokumente zusenden (Stück- und Ladelisten, Zollerklärungen)
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Speditionsaufträge entgegennehmen
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Transporte innerhalb des Aufgabenbereichs im Nah-, Fern- und internationalen Verkehr abwickeln
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Planen und Disponieren, allgemein
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ein- und ausgehende Güter disponieren
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die Abholung der Waren beim Versender bzw. die Auslieferung der Waren beim Empfänger veranlassen
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Transporte disponieren, überwachen, steuern und kontrollieren (Einsatz fremder oder eigener Transportfahrzeuge, Nah- bzw. Fernverkehrsdisposition)
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Termine nach Prioritäten planen, Touren ausarbeiten und einteilen
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Informationen über Frachtenmärkte und Transportangebote anderer Unternehmen einholen und auswerten
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Planen und Disponieren, fachbezogen bzw. frachtbezogen
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Transportmittel bereitstellen (Lkw, Bahnwaggon) bzw. entsprechenden Frachtraum einkaufen (in Seeschiffen, Flugzeugen), die geeignete Transporttechnik für den jeweiligen Auftrag auswählen und organisieren ( Container, Wechselpritschen)
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Frachtführer, Transport- und Lagerpartner beauftragen
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ggf. mehrere Einzelsendungen zu Sammelladungen zusammenfassen und koordinieren
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die behördlichen Genehmigungen für Spezial- bzw. Gefahrguttransporte einholen
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den gesamten Transportablauf beobachten und bei unvorhergesehenen Ereignissen sofort neu- oder umdisponieren (Staus, Witterungseinflüsse)
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Fracht und Transport abwickeln
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Transportdokumente ausfertigen (Frachtbriefe, Lade- und Verladelisten, Versandanzeigen, Maß- und Stücklisten)
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Auftraggeber und mögliche Transportpartner über den ausgearbeiteten Transportablauf informieren (z.B. die geplanten Umschlags- und Ankunftszeiten mitteilen)
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ausgehende Sendungen rechtzeitig beim Kunden bzw. Lager abrufen
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Transportversicherungen vermitteln und abschließen
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Frachtpapiere eingegangener Sendungen auswerten und prüfen
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Versandanzeigen, Frachtrechnungen und Empfangsquittungen entgegennehmen
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eingegangene bzw. ausgegangene Sendungen bei den Empfängern avisieren
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mit den Frachtführern, Fahrern und Umschlagsgesellschaften abrechnen
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die Frachtkosten gemäß der für den jeweiligen Verkehr gültigen Tarife berechnen, Rechnungen und Rückrechnungen erstellen
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Reklamationen entgegennehmen, prüfen und bearbeiten (ggf. auch weiterleiten)
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Zollangelegenheiten abwickeln
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Aus- und Einfuhranmeldungen ausfüllen
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Zollerklärungen und sonstige Zolldokumente ausfertigen
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eingehende Sendungen verzollen
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vorzeitige Freigaben des Zollgutes erwirken (z.B. durch Bankbürgschaften)
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Ein- und Auslagerung von Waren im Zolllager abwickeln
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Zollvorlagen bankmäßig abwickeln
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Schadensfälle abwickeln
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das Schadensausmaß feststellen und ein Schadensprotokoll erstellen
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Schaden nach Möglichkeit als Versicherungsbeleg fotografieren
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Schadensursache und Verantwortliche ermitteln, Haftungsfragen klären, ggf. eine/n Havariekommissar/in einschalten
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Entsorgung beschädigten Gefahrguts beantragen und überwachen
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Versicherung und Auftraggeber informieren
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Tätigkeiten in der Lagerei
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Umschlagslager, Kommissionierungslager, Zolllager verwalten
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Kunden bei ihrer eigenen Lagerführung, -verwaltung beraten
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Lager auswählen (gutabhängig, z.B.: temperaturabhängige Güter, Schüttgüter, Möbel, Textilien; entfernungsabhängig)
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über Einlagerung oder Zwischenlagerung entscheiden, Lagerdisposition im eigenen bzw. angemieteten Lagerraum
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Lagerformulare entgegennehmen und prüfen
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Lagerpapiere ausfertigen, Lagerversicherungen abschließen
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Lagerbestandslisten führen, Bestandsmitteilungen an Einlagerer weiterleiten
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Einzelsendungen auf Abruf zusammenstellen und abrechnen (Kommissionieren)
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allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben erledigen
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Schriftwechsel mit Auftraggebern, Frachtführern und Lagerhaltern führen und abwickeln
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Speditionsunterlagen (Speditionsbücher, Lagerbücher) führen
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ein- und ausgehende Sendungen mit entsprechender EDV-Unterstützung buchungsmäßig erfassen
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Dokumente intern und extern abrufen, ausstellen, ablegen und verteilen
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Verhandlungen mit Spediteuren, Fuhrunternehmern, Banken, Versicherungen, Behörden und Kunden führen
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ggf. Tätigkeiten im Rahmen der Personalverwaltung übernehmen und ausführen; Aufgaben in der Buchhaltung, im Finanz- und Rechnungswesen und der Betriebsorganisation durchführen
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Statistiken erstellen und auswerten
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Lohnarbeiten organisieren und überwachen
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Qualitätskontrollen organisieren, durchführen und überwachen
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Computer
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Textverarbeitung
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Tabellenkalkulation
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Adressverwaltung
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Verwaltung der Kosten
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Routenplaner
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…
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Telekommunikationsmittel (Telefon, Fax, GPS)
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Formulare, Anträge, …
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Nachschlagewerke (Gesetzgebung, Verordnungen, Erlasse)
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Europaweites Kartenmaterial